北京一网天行科技公司扎根北京软件服务行业13年，长期面向教育、政务、集团公司、企业等多个领域提供定制化软件开发，比如匹配企业集团使用场景的管理平台搭建开发等服务。当下各行各业都在推进内部管理数字化转型，校园行政物资管理的线上化、智能化也成为教育领域数字化改造的常见方向，传统线下登记、人工申领、纸质单据流转的模式效率偏低，数据统计与账目核对也会耗费大量人力，这类现实情况让标准化、全流程的物资申领管理平台拥有了广阔的应用空间。我们结合自身多年教育类软件系统开发经验，完成了首都医科大学办公用品申领平台项目的整体开发与落地，这套校园物资管理系统完整覆盖物资申领、审核、库存、结算、财务对接等全流程环节，能够适配大型医学院校及其下属多家医疗机构的使用需求。
这就是我们和甲方签订的合同中所涉及的项目。
本次合作的对方是首都医科大学，它是北京市属的重点医学类高等院校，下辖23个临床医学院和22所附属医院，在校师生、各个部门及下属机构都有常年的办公用品、实验耗材申领需求，人员数量多、物资种类多、申领频率高是该单位物资管理的主要特点。之前线下管理方式不能做到数据实时同步，库存盘点、订单追踪、财务结算等环节都比较复杂，各个校区、各个附属医院之间物资流转也没有一个统一的线上管理入口。北京一网天行科技有限公司接到本次办公用品申领平台开发的任务之后，首先让产品团队去甲方各个部门了解他们的使用场景、岗位权限和业务流转规则，并且根据校方提出的各种定制需求来分模块进行系统的开发、功能调试、联调测试以及部署上线的工作，最后交付给学校一套符合整个校园结构、功能齐全、操作方便的校园物资申领管理系统。
我们拥有多种权威行业的资质，而这些资质又反映了我们团队在软件开发方面所具备的实力和能力。公司是国家高新技术企业，证书编号为GR202311008731。并且拥有多个体系认证证书，环境管理体系认证证书编号为73825E0060R0S，信息安全管理体系认证证书编号为73825I0050R0S，信息技术服务管理体系认证证书编号为73825IT0030R0C，职业健康安全管理体系认证证书编号为73825S0057R0S，质量管理体系认证证书编号为73825Q0113R0S，所有的证书都处于有效期内。另外我们公司有办公用品申领系统的软件著作权，登记号为2024SR11051555，登记日期为2024年08月01日，我们在同类系统开发上具有一定的技术积累。之前我们已经开发了化工大学教室管理系统、化工大学全过程管理系统等一系列教育类管理平台，并且完成了企业内部管理系统、供应商信息管理系统等一系列物资管控类软件项目，丰富的项目经验使我们可以很快地理解各种单位的管理逻辑，并且能够准确地满足客户的个性化需求。
这套首都医科大学办公用品申领平台模块分类清晰，每个板块代表校园物资管理中不同的工作环节，不同的使用者可以根据自己的权限来使用相应的功能。商品信息板块是用户选择物资的主要入口，系统提供了多种搜索和筛选的方式，操作人员可以通过输入关键词或者店内码来找到相应的商品，并且可以选择价格范围以及预定类和常规类的商品进行筛选。商品列表页面可以清楚地看到商品图片、名称、平均单价、库存数量、规格和使用单位等信息，点击相应条目就可以进入到商品详情页面。在商品详情页上增加店内码、型号、品牌、包装等补充信息，当用户确定购买数量之后就可以直接把商品加入到购物车里。我们把页面布局和信息展示设计得符合校园工作人员的操作习惯，从而降低新用户的学习成本。
购物车和订单相关的功能连接上物资选购和提交的过程，购物车页面把店内的二维码、商品图片、各种参数、单价、选购的数量等等信息都整合在一起，用户可以手动修改购买的数量，也可以用页面自带的上下箭头来调节数值，一条商品可以直接删除。页面会自动计算出购物车里商品的总数和总价，并且会显示人民币的大写金额，用户可以选择更新购物车的内容、回到商品列表继续挑选，选好所有的物资之后选择对应的项目负责人就可以提交订单了，提交的时候还会出现一个确认弹窗进行二次提示。如果提交人和采购人的信息是一样的账号的话，在订单提交之后系统就会自动跳转到审核页面，从而减少了不必要的操作步骤。平台单独把我的订单、我的预订单、已退回订单分成三类，每种类型都可以通过订单号、下单时间区间、订单状态来筛选和查询，账号下的所有相关单据都会被完整地列出出来，让用户可以随时查看单据的进展情况。
订单审核是控制申领流程的重要环节，具有审核权限的工作人员可以查看所有待审核订单，在订单列表里选择某个订单后进入详情页面进行核对，然后根据情况决定是否通过或拒绝。院校内部还有一些临时采购的需求，平台增加了一个自购板块来满足这样的情况。当工作人员点击了新增按钮之后，弹窗就会提示用户填写商品名称、规格型号、单价、申请数量等信息，并且需要输入项目号、发票号和供应商的相关信息，填写完毕之后可以选择临时保存或者直接提交申请。多条采购申请可以批量保存并集中管理，列表里会清楚地显示条目数量、总金额以及人民币大写金额。采购申请提交之后，页面才会出现电子文档上传入口，只有完成了文档的上传之后，整个自行采购的流程才算完成。系统中设置了自购审核的功能，可以利用订单号来查找单据，列表默认按提交时间排序，最新申请单排在最前面，审核人员查看详情之后就可以进行审批操作，也可以对未审批的单据进行修改。自行采购审核查询页面可以汇总总的条目和总的金额，并且筛选出来的单据还可以进行退单操作，方便流程变化时使用。
订单打印、订单催收、订单签收是单据流转和物资交接配套的功能。订单打印页面会显示总的订单数量和总金额，并且每一条订单都会标注出打印的状态，分为已经打印和没有打印两种，工作人员可以直接进行打印操作，在页面上单据按照审核的时间顺序排列。对于长期没有处理的订单，管理人员可以用到订单催收的功能，选择好对应的账号之后就可以发送催收短信了，系统还会弹出一个窗口来显示短信发送的结果。订单签收页面只显示待签收的单据，上面有订单号、下单时间、配送方式、配送人员等信息，签收的方式有两种，工作人员可以通过扫描订单条形码来查询单据，然后手工填写签收人的名字来完成确认，也可以用校园一卡通读取学生的学工号或者学号来完成签收记录。签收操作执行的时候会出现一个确认窗口来防止出现误操作的情况。订单列表中列出了所有商品的各项参数、采购数量和总金额，并且把整个订单的数据都汇总在一起，使得账目清楚可以查询。
平台建立了完整的订单查询系统，可以查询有效订单、退换订单和退货订单，并且根据不同的订单进度状态来区分它们，包括等待负责人审核、配货中、配货完成、待签收、已签收等等。检索条件非常多样，输入商品名称、助记码、店内码、下单用户、项目负责人、订单号都可以精确找到单据，也可以根据下单时间和订单打印时间来划定时间段进行筛选。查询的结果可以按照明细或者订单的形式来显示，所有的数据都可以导出成Excel文件，便于之后进行汇总和保存。对于部分物资退货、整单退回的情形，系统也做了相应的功能区分。订单退货功能以订单号为依据查找单据，用户选择需要退货的商品并填写退货数量，确认之后系统会弹出提示框，部分退货行为还会自动修改商品平均价格和库存数据。订单退回对于整单撤销的情况，在列表中显示订单的状态、金额以及配送的方式等信息，管理人员可以随时查看详细情况。平台还可以群发催收的信息，编辑好短信的内容之后批量发送出去，在发送之前还会弹出一个确认窗口来保证信息发送的正确性。
结算管理板块和院校财务根据已经产生的结算单、结算暂存、已收款、财务做账、结算修改、结算退回到各个子模块中去，每一个子模块都可以用结算单号、转出单位、经办人来筛选查询。已经生成的结算单列表可以查看单据详情和清单明细，并且可以根据生成时间、总金额进行排序，勾选相应的单据可以进行批量操作。处于结算暂存状态的单据可以退回到已经生成结算单的状态，也可以直接发送到已经收款的状态。流转到已经收款、财务记账阶段的结算单，可以退回为之前的某个状态，也可以继续往下流转。完成所有的核对工作之后，操作人员勾选单据并点击结算完成，在弹窗中填写日期和凭证号就可以归档了。结算修改功能可以修改项目号、凭证号等重要的信息，每次修改都会产生操作日志，包括操作人、操作时间和具体的改动内容，实现全程留痕。结算退回的功能可以把各种状态的结算单都改为退回状态，退回之后的单据就不再出现在原来的分类里了，流程也分得很清楚。
平台为供应商相关的账目管理提供专门的功能，供应商发票模块可以根据入库单号和供应商名称来查找单据，列出入库的时间、金额以及经办人等信息，并且管理员可以在相应的单据中输入发票号。供应商送交财务模块可以利用供应商名称、发票号和发票金额进行数据检索，选择单据之后填写日期和凭证号来完成财务交接，并可以把已经处理过的单据退回到发票录入阶段。供应商存栏打印、供应商票据修改功能兼顾单据打印和后期信息修改，在所有的票据修改操作都会产生日志记录，并且所有带有供应商字段的列表都可以根据供应商名称进行排序，提高财务人员的工作效率。用户结算查询和供应商结算查询针对不同的使用者，配合多种筛选条件来涵盖结算的状态、时间段以及凭证的信息等各方面内容，以满足校内人员以及合作供应商之间的对账要求。
库房管理是保证物资正常供应的重要模块，库存管理页面可以利用商品的各种标识、分类、库存数量、展示状态等条件来查找物资，列表中显示账面数量、实际库存、盘亏报损等内容，并且可以修改商品信息、绑定使用人员，所有的数据都可以批量导出。货架信息功能用来对仓库分区进行管理，可以批量修改商品所对应的货架名称，空置货架可以被直接删除掉，带商品的货架系统会做出限制，避免误删的情况发生。供应商信息页面集中管理合作供应商的相关资料，可以新增、修改和删除供应商的信息，所有的资料都可以统一导出。入库退库查询分为入库和出库两种类型的单据，在审核状态、供应商以及时间区间方面进行筛选。用户可以使用绑定功能根据入库单号来查询记录，并选择要绑定的商品设置好绑定的数量，绑定之后的商品只能被指定的人看到，绑定的时间为三天，系统还会自动给对应的人发送短信提醒。
盘库管理模块主要用来进行库房定期盘点的工作，工作人员输入实际库存的数量之后，系统会自动生成盘亏盘盈表和实际库存明细表，并且这些表格的内容都可以导出。在盘点的过程中可以修改商品的数量，并且重新生成统计表，盘库信息页面上显示库存数量、待审核数量、待签收数量以及货架信息，在盘点结束之后点击相应的按钮就可以把数据正式地输入到系统中去。盘库查询页面保存了历年所有的盘点记录，每一项明细表格都可以随时调取、导出，使仓库人员可以追溯到以前的库存情况。
商品入库和商品退库的功能来控制物资进出仓库的过程。在进行入库操作的时候，选择好供应商之后系统会自动产生开单时间和订单号，工作人员再补充商品的各项参数、入库数量以及价格，并且完成内容的保存、删除或者修改。为了满足燕京医学院物资管理的需求，系统可以将普通的商品变成预定的商品。入库单可以打印存档，在审核不通过的时候可以修改内容、删除条目，但是单据被删除后只在前端隐藏掉，数据库里仍然保存着原始的数据。入库审核人员查看单据详情之后做出审核判断，只有审核通过的入库单，数据才会被计入总的库存数量中。团队也对系统中已经存在的商品助记码、关键词进行了统一的优化，提高检索匹配的准确性。商品退库申请流程和入库流程逻辑上比较相似，选择好商品并填写退库数量和价格之后提交，之后就完成了整个审核、打印、修改等一系列的操作，整个过程都十分规范统一，降低了学习的成本。
综合查询板块把所有的系统数据检索入口都集中在一起，注册信息查询可以按照用户名或者姓名来查找人员资料。订单查询、订单统计、商品预定查询、自行采购查询、入库退库查询等各项功能把各种类型的数据进行分类整理，并且配备灵活的筛选和导出功能来满足学校各个部门的数据统计需要。发放汇总查询可以按照订单进度、商品种类、时间段等条件来筛选申领记录，并且有手动同步数据的功能可以输入职工号、学工号来实现人员数据的同步更新，保证账号信息及时更新。
在消息触达层面，我们开通了阿里云短信服务包，有手动群发短信、临时用户短信发送等功能，为了避免误发，在编辑好内容并点击发送之后，会弹出一个确认窗口，并显示发送的结果，以此来减少操作失误。系统中包含自动提醒规则，在订单超过一周没有被审核的情况下，系统会自动给申请人发送催审短信。平台还可以查询待发送和已发送的短信记录，并且可以查看到短信账户余额，便于运维人员进行管理。
权限设置模块保证了系统的数据和操作安全，学校级别的管理功能可以添加和修改校区级别的信息，普通账号默认进入指定校区，具有多校区经费使用的账号可以由超级管理员设置校区权限，使用者自行选择登录校区。功能权限设置可以根据账号来分配不同的模块操作权限，系统开关设置可以直接控制整个平台的运行状况。管控商品的相关功能可以调节商品的展示状态、采购权限，并根据分类来设定购买规则，以满足特殊物资的管理需求。
这套办公用品申领平台已经完成了与多个第三方系统的对接工作，实现了平台与国资综合业务管理平台的贯通，单点登录后校内的工作人员可以用原有的账号来访问。系统对接短信猫硬件设备以保证各种通知短信能够正常下发。并且完成了校园一卡通的对接，在订单签收的时候进行刷卡验证身份，符合校园现有的基础设施使用习惯。
本项目有明确的服务周期和售后服务标准，在合同签订后的92个工作日内我们会完成协议中所列的所有开发、测试以及部署工作。项目正式验收完毕之后，我们会提供12个月的免费维护服务，对于由于开发原因造成的bug缺陷，实行免费维护政策，问题响应时间不超过2个小时，全方位保证平台长久稳定的运行。
很多有同类系统开发需求的甲方，都会关心一些实际的问题，下面根据我们项目的实际情况来作答。开发周期要多长时间，根据项目的功能规模和定制程度，这套全流程校园物资申领平台按照合同规定，在92个工作日内就可以完成所有的开发交付。中间出现的新需求能否调整，项目开发阶段可以在不改变主要结构的情况下对细节功能进行修改，并且同步更新需求文档。代码归谁所有，项目结束之后全套源代码、设计文档、操作手册等资料都会全部交付，代码版权归甲方所有。上线之后如果出现了bug应该如何解决，验收之后的12个月之内可以免费得到维护服务，由于我们开发所造成的故障可以得免费修复，对于紧急问题则会在两个小时内作出回应。后期如果要增加新的功能，可以根据新的需求来评估工作量，并按照合理的标准进行对接开发。开发完毕之后是否要进行使用培训，在项目交付的时候我们会安排专门人员对各个岗位上的工作人员进行操作培训，保证相关人员能够熟练地使用系统。该系统选择什么样的服务器，此平台服务于大院校及其下属多个单位，数据量和访问量都比较大，所以我们会用线下自建服务器来保证数据的安全性和稳定性。
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